A Essential Nutrition empresa especializada em nutrição funcional, que possui um equipe multidisciplinar formada por médicos, nutricionistas, chefs e engenheiros, agora conta com a W3K para garantir mais controle, segurança e confiabilidade na gestão de seus documentos e registros da qualidade.

Paula Hebert, farmacêutica e supervisora da qualidade, explica que um dos grandes desafios era o tempo necessário na busca da documentação vigente e no controle de prazos para renovação destes. Não havia uma rastreabilidade confiável, nem controle de acesso para a edição dos documentos. “Fazíamos esse processo através de trocas de e-mails, sem qualquer padronização”.

A empresa é bem criteriosa quando se trata de qualidade e com a documentação e os registros do setor de qualidade não poderia ser diferente. Foi por isso que confiou na W3K para aprimorar os processos documentais da qualidade. “O armazenamento dos documentos era feito via drive e todo gerenciamento acompanhado em pastas e por planilhas. A gestão manual não facilitava o controle de validade dos documentos”, conta.

W3K foi o fornecedor mais confiável ao se tratar de atendimento humanizado

Além de uma solução robusta, outro ponto essencial na escolha pela W3K foi o atendimento e dedicação da equipe comercial, que estava sempre focada em esclarecer dúvidas, o que gerou boas expectativas para o time da Essencial. “Sabemos que um sistema demanda suporte, e com outros possíveis fornecedores não sentíamos que teríamos este retorno humanizado e ágil”, diz.

Outra questão que fortaleceu a decisão foi o foco no cliente. “Queríamos uma solução configurada apenas para atender às nossas necessidades. Outros fornecedores focaram em mais funcionalidades dentro de um módulo completo de coisas que não precisávamos. Nós queríamos contratar somente o que precisávamos. A W3K nos apresentou sua grande versatilidade, mas a proposta foi feita apenas com os recursos necessários para desenvolver a nossa solução personalizada no Greendocs”, revela.

Greendocs garante mais controle e padronização na qualidade

Paula explica que a organização de documentos e pastas no Greendocs foi essencial para a melhoria nos processos. Segundo ela, no dia a dia, essa mudança fez toda diferença, reduzindo riscos e otimizando o tempo na procura por arquivos.

“O tempo de busca, o monitoramento de prazos, o acompanhamento real do status da revisão e do seu vencimento também foram requisitos essenciais e determinantes para escolhermos o Greendocs“, conta.

Além disso, “após a contratação do Greendocs, o controle de datas foi outro desafio que deixou de ser tão oneroso, pois conseguimos acompanhar com segurança o que está perto de vencer, o que tem que renovar, tanto para alvarás da prefeitura, vigilância sanitária, bombeiros, entre outros documentos. Na prática, basta identificar a cor do status para constatar se é preciso renovar ou não. E tem a data na coluna ao lado também”, completa.

Com o sistema da W3K, a Essential agora possui um ambiente configurado especialmente para os seus processos. O formulário de cadastro documental tem os campos específicos que se referem a dados relevantes para a qualidade, gerando um armazenamento eficaz e um controle maior destes documentos e registros. O sistema possibilita, também, a extração de relatórios para análises.

Hoje, no dia-a-dia da qualidade, é necessário liberar acesso para outros usuários de diferentes áreas. Com o Greendocs isso é possível mantendo a rastreabilidade, segurança e o não repúdio. “Antes ficávamos mandando por email, agora já é possível autorizar o acesso online, sem precisar demandar outras pessoas na busca pela cópia vigente do documento”, diz.

Greendocs com foco em documentos e registros da qualidade

Com o Greendocs, plataforma online da W3K, a empresa pode analisar criticamente, aprovar padrões, identificar revisões, controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, controlar documentos externos, automatizar a distribuição e promover agilidade no acesso aos documentos.

A W3K impulsiona a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência.

Quer saber mais sobre como garantir a confiabilidade no setor de qualidade? Fale com um de nossos especialistas.

A Plaxmetal é uma empresa gaúcha de forte presença no mercado de manufatura de móveis corporativos e escolares.

O Greendocs, inicialmente implantado para gerir documentos do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da empresa, acabou por ir além e otimizar outros processos importantes para o negócio da companhia.

Dentre os processos controlados pelo Greendocs estão não conformidades internas e externas, solicitações de desenvolvimento e criação, requisições de treinamentos e avaliação da eficácia, comunicação interna, tryout de moldes, gabaritos e dispositivos gerados na empresa. O sistema controla, ainda, a aprovação de amostras e liberação de lote piloto, bem como a gestão das ordens de serviço de manutenção de moldes.

Segundo André Júlio Angonese, Supervisor da Qualidade na Plaxmetal, o sistema trouxe mais colaboração, eficiência e auditabilidade aos processos de desenvolvimento e criação da empresa, além de facilitar muito a comunicação interna.

Angonese ainda relata que “a Plaxmetal encontrou no Greendocs a engrenagem que faltava para sincronizar o fluxo de trabalho, possibilitando o acesso e a emissão de documentos e registros de forma muito mais rápida, integrando processos e melhorando o fluxo de nossa comunicação interna, deixando-a mais clara, objetiva e veloz.”

A empresa constatou, adicionalmente, outras vantagens:

Eliminação do uso de papel nos processos internos

Resolução do problemas de mau uso dos documentos do sistema de gestão da empresa

Eliminação de gargalos e entraves no fluxo de trabalho.

Evidenciou-se, por fim, que o sistema trouxe mais fluidez ao fluxo de comunicação e de documentos dentro da PLAXMETAL, de forma organizada e sincronizada, possibilitando a todos um melhor acompanhamento e maior visibilidade do trabalho. Esse é, segundo o cliente, o principal valor que o Greendocs gerou à empresa.